Ihr Vertrieb hat alles in den Auftrag geschrieben. Und Ihr Engineering muss trotzdem nachfragen?
Bei uns bei CASSEL Messtechnik stand in einem Auftrag für ein kundenspezifisches Gerät: „Rote Leuchte für Alarm oben auf dem Gerät anbringen.“ Das Engineering fragte bei der Auslegung zurück: „Was genau meint oben auf dem Gerät?“
„Oben auf dem Gerät“ lässt zwei Lesarten zu: auf dem Detektorkopf oder auf einem Stativ am Förderband. Beides ist oben, beides lässt sich so bauen. Welche Variante gemeint war, wusste nur der Bearbeiter im Vertrieb, der den Auftrag angelegt hatte.
Solche Rückfragen gab es immer wieder. War der Bearbeiter dann gerade nicht da, blieb nur die Rückfrage beim Kunden. Oder wir hatten Glück und fanden die Antwort in der Kundenkorrespondenz auf dem Server. E-Mails lagen automatisch als PDF im Ordner des Vorgangs, wenn die Belegnummer im Betreff stand.
Der Hinweis im Auftrag war für den Bearbeiter im Vertrieb eindeutig. Er hatte eingetragen, was er wusste.
Aber vollständig heißt nicht verständlich. Hinweise in Aufträgen müssen vollkommen verständlich und eindeutig sein. Sonst besteht das Risiko, dass etwas anderes gefertigt wird, weil die Produktion den Hinweis anders interpretiert.
Hier könnte heute eine KI helfen. Beim Anlegen des Auftrags prüft sie auf mögliche Unklarheiten und fragt nach, etwa: „Montageort? Welcher Alarm, Metall oder Störung?“ In diesem Moment weiß der Bearbeiter es noch. Er entscheidet und ergänzt. Die KI könnte auch Prüf- und Funktionsabläufe zu dem Hinweis vorschlagen, z. B. „Alarm lässt sich nicht quittieren, geht erst aus, wenn die Störung beseitigt ist.“
Später könnte die KI für Engineering und Produktion die erste Anlaufstelle bei Rückfragen sein. Sie sucht in der Kundenkorrespondenz zum Auftrag nach der Antwort und zeigt die Fundstelle. Erst wenn dort nichts steht, geht die Frage an den Bearbeiter oder den Kunden, und auch das macht die KI, indem sie eine E-Mail entwirft.
Sprechen Ihr Vertrieb und Ihre Produktion auch manchmal unterschiedliche Sprachen?
Serie B: Was KI in den Büro-Abläufen wirklich verändert - Wenn die Produktion nicht versteht, was der Vertrieb meint
Nr. 87 · Cord Cassel · Zuerst erschienen auf LinkedIn, hier in der Originalfassung.